Gestão Eletrônica de Documentos

Gestão eletrônica de documentos: sua empresa muito mais eficiente

“O mundo vai acabar em papel” foi uma expressão muito usada no meio empresarial até pouco tempo atrás. E que fique no passado, já que soluções tecnológicas surgiram para aprimorar o gerenciamento de registros importantes para o negócio — estamos falando da gestão eletrônica de documentos.

Também conhecido como GED, esse modelo utiliza funcionalidades computacionais para tornar digital o que é físico. Assim, documentos gerados ao longo dos fluxos dos processos corporativos passam a ser guardados, organizados, preservados e recuperados facilmente.

Outra característica dessa automação na gestão de documentos é a segurança, que garante o controle de acesso e a confidencialidade necessária a cada tipo de documentação.

Este post apresenta os benefícios do GED, com a intenção de demonstrar que aderir a inovações é uma decisão que simplifica etapas, reduz custos e traz mais competitividade ao negócio. Boa leitura!

Como funciona a gestão eletrônica de documentos?

O conceito de GED contempla um conjunto de tecnologias para gerenciamento de documentos em forma digital. Abrimos este artigo com uma referência ao papel, mas esse não é o único meio passível de digitalização, já que origens como imagem, som, planilhas, arquivos de texto, vídeos e microfilmes também podem ser alvo de uma organização a partir de recursos informatizados e inteligentes.

Com base nessas soluções integradas, o que se percebe é que a gestão eletrônica de documentos dá suporte ao armazenamento, controle, compartilhamento, consulta e recuperação de informações contidas em documentos em formatos diversos.

Para ser eficaz, esse sistema implementa uma classificação dos documentos, a partir de uma indexação única para cada item e tabelas de temporalidade. Além disso, são adotados controles de níveis de segurança para que dados só possam ser acessados por quem tem permissão.

Outro recurso inerente à solução são os controles de backup, que garantem que eventuais perdas de dados ou incidentes não impactem a continuidade dos negócios, nem gerem descrédito em relação à imagem da empresa.

Quais são os benefícios de uma solução GED?

Agilidade, simplicidade e segurança são as principais vantagens trazidas por uma tecnologia de gestão eletrônica de documentos. Mas os benefícios não param por aí, já que esses modelos usufruem das qualidades de um dos adventos mais importantes no meio empresarial: o cloud computing.

Quando sistemas e dados são armazenados, processados e acessados em plataformas virtuais disponibilizadas na nuvem, as empresas deixam de investir em parques tecnológicos e passam a pagar pelo uso da infraestrutura de data center de terceiros.

Com isso, custos de aquisição e manutenção de equipamentos ficam por conta do provedor. Além disso, as despesas com contratação de pessoal especializado e com sistemas de segurança digital também são assumidas pelo fornecedor.

Na prática, o cliente paga apenas pela utilização de sistemas, pelo espaço para armazenamento de suas informações e pelos acessos a esses bancos de dados. E para que não haja surpresas desagradáveis no final do mês, a conta é previamente negociada em pacotes mensais ou em tarifas definidas em contrato.

Além disso, a chamada escalabilidade oferecida pelos fornecedores de serviços em nuvem permite que os recursos se expandam ou retraiam de acordo com os movimentos da empresa. Essa é uma forma de haver sempre um suporte sob medida para as necessidades do negócio, ou seja, em períodos de pico há mais apoio disponível e, nos de baixa, a oferta de infraestrutura reduz e o valor pago pelo cliente é proporcional ao volume utilizado.

Conheça, agora, outros benefícios dos sistemas GED. E prepare-se, pois a lista é longa!

  • Agilidade na recuperação de arquivos, indexados de forma racional e com funcionalidades de busca avançada no acervo eletrônico;
  • segurança da informação, com adoção de mecanismos de criptografia e senha para acesso de usuários previamente cadastrados;
  • aplicabilidade a informações de toda natureza, como textos, imagens, planilhas, gráficos, áudios e vídeos e para utilidades diversas, como as de prontuários, extratos, dossiês, notas fiscais etc.;
  • fácil compartilhamento de informações com departamentos e com entes externos, como fornecedores, parceiros, funcionários em home office e órgãos regulamentadores, o que estimula uma atuação colaborativa;
  • aumento da produtividade, já que as informações necessárias para condução de processos estarão à mão, sempre que necessário;
  • redução de custos, cortando gastos com impressão e manutenção de espaço físico para acondicionamento de documentos;
  • redução de impactos ambientais com consumo de papel;
  • busca facilitada de conteúdos por palavras-chave, por tipo de arquivo, por data, por nome;
  • economia de espaço físico que pode ser utilizado para necessidades do negócio e melhor distribuição de mobiliário e maquinário da empresa, no lugar de arquivos e prateleiras para guarda de documentos e pastas;
  • acessibilidade garantida pela internet, com a mobilidade para consultar e manipular documentos e informações na nuvem, sem limites geográficos ou de horário;
  • aceleração dos processos de negócio, a partir da captura de documentos que podem ser integrados com diversas aplicações;
  • gerenciamento de todo o ciclo de vida de documentos, desde a criação, passando pela revisão, aprovação e versionamentos e chegando ao descarte de ativos eletrônicos;
  • padronização de etapas, com workflow que direciona a atuação de cada interveniente nos processos que envolvem documentos e informações;
  • backup dos conteúdos empresariais, garantindo a restauração tempestiva de arquivos ou dados perdidos, sem que haja interrupções no negócio;
  • liberação de mão de obra para organização e arquivamento, podendo direcionar a alocação de colaboradores para questões mais estratégias do negócio;
  • aumento da vida útil de documentos, sem necessidade de investimento em conservação (como climatização de ambientes para evitar calor e umidade);
  • mitigação de riscos e prejuízos com perda ou dificuldade de localização de determinadas informações ou documentos;
  • proteção da empresa em relação a questões legais, como guarda de determinadas documentações por período mínimo definido em normas específicas;
  • suporte à tomada de decisão, já que as informações que fundamentam o processo decisório passam a estar disponíveis e ser facilmente recuperáveis.

Por que vale a pena investir em gestão eletrônica de documentos?

Informação é o maior ativo de uma empresa na atualidade. E esse argumento é mais do que suficiente para motivar a transformação digital, já que esta agrega um valor substancial ao negócio.

Trocando em miúdos, ter a informação na hora exata, sem complicações ou riscos, é premissa para que decisões sejam tomadas, para que as atividades internas deslanchem, para que a comunicação flua e para que seja oferecida uma boa experiência ao cliente interno ou externo.

Além disso, evitar danos, reduzir custos, aumentar a produtividade, otimizar processos e potencializar a lucratividade são missões de todo gestor. Por isso a digitalização de informações precisa estar na agenda do dia e ser discutida com o tom estratégico que lhe cabe.

Aderir a inovações e a tendências que facilitam o dia a dia corporativo é questão de sobrevivência no mercado. A gestão eletrônica de documentos é um exemplo clássico de como obstáculos podem ser superados rumo a uma governança mais plena do negócio, com foco em eficiência operacional — que significa fazer mais com menos.

Soluções que envolvem a racionalização de processos empresariais e segurança da informação são sempre abordadas em nossas publicações. Assine nossa newsletter e mantenha-se atualizado sobre novidades e melhores práticas de mercado!

Este é um guest post da DocSysNet – Digitalização e Impressão.

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