Gestão de mudanças: importância para a área de TI

A tecnologia da informação é uma das áreas mais afetadas por mudanças estratégicas da empresa. A transformação digital fez do setor um importante gerador de valor para o negócio, o que exige uma adaptação constante às novas demandas dos outros departamentos da empresa. Entretanto, lidar com isso pode ser um desafio.

A gestão de mudanças é fundamental para que o setor de TI acompanhe as novas estratégias da empresa. Ainda assim, é comum que surjam dúvidas sobre o conceito, como implementá-lo ou quais são suas vantagens. Pensando nisso, criamos este post com tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

 

O que é gestão de mudanças

As mudanças em questão podem ser mercadológicas, de função social, direcionamento estratégico e até mesmo de missão, valores e práticas. Todos esses fatores influenciam diretamente na forma como os setores de uma empresa atuam. E, quando o assunto é a área de TI, o impacto é ainda maior.

Com frequência cada vez maior, as tecnologias vão se tornando obsoletas ou simplesmente surgem soluções mais eficientes para determinados processos. Ciente disso, o gestor de TI deve estar sempre buscando formas mais eficazes de atender às demandas da empresa, seja no suporte aos outros setores, seja na aplicação dos recursos de TI.

Por isso, na prática, a gestão de mudanças funciona como um mecanismo que prepara e apoia o indivíduo — ou a equipe — que busca realizar uma mudança com sucesso. Genericamente, podemos tomar como exemplos de mudança a remoção, a adição ou a modificação de um processo, ferramenta, arquitetura, indicador etc. — qualquer item de configuração ligado, nesse caso, à TI.

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A importância para o setor de TI

É comum acreditar que, em meio à correria do dia a dia, uma mudança estrutural ou a adição de rotinas ao trabalho pode resultar em mais rendimento para a equipe. Porém, muitas vezes, é justamente a ausência de ferramentas para gerir os processos que causa o acúmulo de tarefas ou a necessidade de improviso constante no setor de TI.

Alguns sinais denunciam claramente a existência desse cenário. Um bom exemplo é avaliar quantos dos atendimentos da equipe de TI são para solucionar problemas que não estão previstos em nenhum plano de ações. Na prática, a equipe parece existir apenas para “apagar incêndios”, em vez de otimizar os processos da empresa.

Como consequência, o índice de retrabalho se torna alto, devido à falta de mapeamento desses problemas. Da mesma forma, o tempo gasto é muito maior que o necessário. É aí que a gestão de mudanças se mostra uma ferramenta essencial.

Adequação é algo que deve estar sempre em pauta, principalmente em um setor que lida diretamente com usuários internos (outros funcionários da empresa) e externos (clientes).

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A implementação da gestão de mudanças no setor de TI

Tendo em mente que a gestão de mudanças é a melhor forma de naturalizar o processo de evolução tecnológica da empresa, é hora de compreender quais são suas etapas de implementação. Entretanto, é fundamental ter em mente que cada empresa tem a sua própria dinâmica interna. Por isso, o processo deve ser adaptado de acordo com suas demandas específicas.

A estrutura da gestão de mudanças se baseia, basicamente, em três etapas: priorização, planejamento e testes.  É claro que, antes de qualquer coisa, é preciso realizar uma análise daquilo que se pretende modificar. Da mesma forma, o planejamento exige a elaboração de um cronograma para ação. 

A priorização parte do pressuposto de que a própria empresa apresenta suas demandas de mudança para o setor de TI. Seja diretamente de outros departamentos ou de dentro da própria equipe de TI, essas propostas devem passar por uma análise para que sejam definidas quais serão tratadas com prioridade.

É possível, ainda, adicionar uma etapa anterior a essa, na qual a própria equipe de TI se reúne para avaliar as necessidades da empresa. Se for o caso, é interessante contar com a presença de gestores de outros departamentos.

Para finalizar a etapa de priorização, é preciso definir de que forma serão divididos os esforços da equipe de TI para que as demandas urgentes não deixem de ser atendidas. A melhor forma de fazer isso é criar uma fila de requisições. Com critérios preestabelecidos para o atendimento, os problemas que surgem não deixam de ser atendidos durante a mudança.

Após a priorização, é hora do planejamento. Vale lembrar que pode haver uma etapa de aprovação antes de o cronograma ser estabelecido. É preciso levantar todos os benefícios da mudança que você pretende realizar — e colocar no papel. Afinal, muitas vezes, será preciso justificar para a administração da empresa ou discutir com os membros do time e das áreas envolvidas.

O planejamento envolve não só o plano de implementação, mas também de testes e de correções. Trata-se de uma estratégia para evitar que imprevistos atrapalhem o funcionamento do novo processo e das ferramentas tecnológicas envolvidas.

Lembre-se de registrar em documento todas as etapas da implementação, assim como a execução de novas requisições de mudança. O objetivo é economizar tempo em futuras ações similares, mesmo que seja algo totalmente diferente do que foi feito no momento.

Após isso, é hora de executar o plano. Lembre-se de acompanhar de perto o cronograma definido e monitorar os primeiros passos após a implementação. O ideal é elaborar um relatório avaliando a eficiência do processo para buscar melhorias nas próximas mudanças.

 

Os benefícios da gestão de mudanças

O primeiro ponto a ser destacado é a redução de custos. Nenhuma mudança pode ser realizada em um ambiente empresarial sem que sejam considerados os impactos que isso terá no financeiro. Implementar uma estratégia para gerenciar as mudanças é a melhor forma de garantir menos desperdício e melhor uso dos recursos da empresa durante esse processo.

Os membros da equipe de TI atuam com base em algo planejado, sem a necessidade de improvisar o tempo todo. Isso gera um impacto financeiro positivo, reduzindo o retrabalho e otimizando o tempo de execução.

A priorização também ocorre de forma mais satisfatória. O número de requisições emergenciais em espera é drasticamente reduzido. A equipe pode trabalhar com foco no que é realmente mais relevante naquele momento.

Por fim, podemos citar ainda a redução de falhas, a garantia na qualidade esperada do serviço, o retorno adequado sobre o investimento e o maior poder de rastreabilidade e monitoramento para o gestor. Com as mudanças sob controle, é possível evitar que a equipe de TI se torne um ambiente turbulento com filas enormes de problemas para solucionar.

Faça uma avaliação em sua empresa e veja como a gestão de mudanças pode revolucionar a forma como o setor de TI se relaciona com usuários e demais equipes!

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