Recuperação de ativos por meio da gestão de telefonia: entenda!

A recuperação de ativos se aplica em diferentes contextos. Para o nosso objetivo, vamos considerá-la no que se refere a recuperar perdas, exclusivamente em razão de desperdícios com telefonia.

Valores pagos indevidamente, divergências de pacotes contratados e planos inadequados são exemplos de fontes de perda de ativos que podem ser recuperados.

Principalmente se sua empresa possui vários pacotes contratados com mais de uma operadora, é preciso criar mecanismos eficientes de controle e recuperação. O benefício é enorme! É possível recuperar um percentual significativo de sua fatura que, dependendo do valor do seu gasto telefônico, pode fazer grande diferença para o negócio.

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Por isso, não é um detalhe para deixar passar. Vejamos os principais aspectos que devem ser considerados para garantir bons resultados!

Recuperação de ativos

Uma das formas de recuperar ativos é com a realização de uma auditoria, que consiste na aplicação de um método sistemático de exame e avaliação. Para nossa postagem, ela está direcionada para a telefonia, ainda que não seja sua única função.

Auditorias em outras áreas costumam ser aplicadas por amostragem. Como no caso da telefonia o objetivo é identificar ativos possíveis de se recuperar, o trabalho precisa ser aprofundado.

Obviamente a gestão de telefonia não está limitada à recuperação, mas também em evitar a necessidade de realizá-la, baseando-se na prevenção. É importante considerar que, embora seja possível se prevenir, a recuperação sempre terá sua importância e destaque, uma vez que o perfil de consumo das empresas se altera.

A melhor opção do momento pode se revelar uma péssima alternativa conforme o tempo for passando e, mesmo que o problema seja identificado imediatamente, os contratos de telefonia costumam incluir períodos de carência e outras questões que inviabilizam a mudança imediata.

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Trabalho de auditoria

Principalmente em relação às faturas, o trabalho de auditoria precisa ser capaz de executar algumas tarefas, como por exemplo:

  • relacionar inconsistências nos planos contratados;

  • identificar cobranças indevidas;

  • comparar planos;

  • levantar informações de gastos por setor e usuário.

Como mencionamos, as auditorias precisam ser executadas periodicamente, especialmente quando o consumo é muito alto e a operação muito complexa. Em razão disso, a auditoria pode ser vista como um trabalho de monitoramento e acompanhamento. Uma revisão e analise que permite recuperar valores e evitar gastos.

Sistemas de apoio

Relacionar, cruzar e comparar tanta informação sem ajuda da tecnologia e ferramentas de apoio não faria sentido. Tal procedimento seria apenas mais uma fonte de perda de ativos, pois quanto maior a quantidade de variáveis e dados de uma análise, maior a margem de erro do levantamento.

A utilização de bons recursos tecnológicos para gestão de telefonia amplia os ganhos possíveis de obter com a análise. Os dados podem gerar, inclusive, faturas individuais por funcionário, que podem ser consultadas de diferentes formas: por grupos, departamentos ou, até mesmo, usuários.

Desmembrar uma fatura telefônica por centros de custo pode ser uma tarefa inviável, mas existem recursos que automatizam essa divisão. Isso muda completamente a forma como se pode visualizar os números.

Inventários são um bom exemplo de informações de valor que precisam ser armazenadas adequadamente. No que se refere aos equipamentos, chips de celular e arquivamento de contratos e faturas, o valor de levantar a informação é incerto se ela não for armazenada e puder ser consultada facilmente.

Direitos da recuperação de crédito

As empresas estão protegidas pelo Código de Defesa do Consumidor nos contratos com operadoras de telefonia. Muitos acham e afirmam que empresas não são consumidores e que, por isso, elas não têm direito a qualquer beneficio, mas isso não é verdade.

A lei de proteção foi elaborada para proteger o consumidor final. Não se aplica às empresas quando se trata de revenda de produtos, por exemplo, mas no caso da telefonia, a empresa é o consumidor final.

Sendo assim, ela tem todos os direitos previstos no código, como devolução dos valores, juros e multas. Também não pode ser cobrada por valores que estejam sendo discutidos.

Como se trata de telefonia, a relação também está sujeita às regras da ANATEL, que é a agência reguladora do setor.

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Dicas para recuperação de ativos

Por fim, vamos relacionar algumas dicas para a recuperação dos ativos de sua empresa. Confira!

1. Inventário

A primeira medida que você precisa tomar é conhecer quais são os ativos que pode recuperar. Além disso, precisa ter “à mão” quem utiliza os recursos que geraram esses ativos, quem é o gestor responsável e os documentos correspondentes, como faturas e contratos.

Confira se esses controles já existem e certifique-se de que são eficientes. Conforme o caso, eles precisarão ser criados e aprimorados.

2. Defina prioridades

O simples levantamento já revela informações importantes e, em consequência, oportunidades de recuperação. Se identificar onde estão representados os maiores gastos, é possível se concentrar nesses pontos inicialmente, garantindo, assim, resultados de curto prazo e acelerando o processo.

3. Identifique os ativos

Não basta fazer um levantamento, é preciso traçar seu perfil de consumo relacionando quais são os ativos mais utilizados, os serviços mais frequentes, a operadora, o setor, etc.

4. Traduza seus contratos

É comum que contratos de telefonia sejam assinados sem uma leitura prévia, mas isso não é suficiente para garantir uma boa gestão. É preciso conhecer todos os termos e regras, sejam os explícitos no documento, sejam os que têm origem na legislação e regulamentação. Elementos que muitas vezes não são sequer citadas no contrato.

5. Reveja faturas

Suas faturas anteriores podem conter inúmeras divergências, erros de cobrança e de faturamento. Esses valores podem ser recuperados e, além dos valores devidos e juros, multas podem ser aplicadas ao total recuperado.

6. Integre os dados

Muitas informações, de várias fontes, registradas em diferentes sistemas, formam uma “colcha de retalhos” de difícil visualização e acompanhamento. Nenhum dado de auditoria vai recuperar ativos se não puder ser consultado com facilidade e com os detalhes necessários relacionados.

7. Identifique variações

Uma boa pista de que algo pode estar errado são variações muito grandes. Se alguma despesa cresceu de uma hora para outra e não foi iniciada nenhuma ação nova ou modificação, há algo errado.

Acompanhar alterações, períodos e horários de pico ajuda a identificar problemas com facilidade.

Para concluir, a recuperação de ativos em telefonia é uma tarefa complexa que necessita de conhecimento. Se você precisar se dedicar muito para saber sobre as regras do setor, é melhor contar com ajuda especializada, pois se trata de um setor regulado. Por essa razão, é burocrático, complexo e cheio de regras.

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