Inteligência para a estrutura de telefonia: como ela pode te ajudar?

Nem sempre o departamento de TI assume o papel de gerenciar as operações de telefonia da empresa. E, sem controle, os gastos podem crescer, gerando prejuízos e impactando fortemente a taxa de lucratividade do negócio.

Isso faz da inteligência de mercado aplicada à estrutura de telefonia uma estratégia fundamental no processo de redução de custos e despesas. Mas nem sempre o excesso de gastos acontece por conta do consumo.

A inteligência de mercado ajudará a companhia a verificar a conformidade das cobranças em faturas com o contrato assinado na operadora, comparando o fluxo de ligações com os valores cobrados por minuto, além de cobranças indevidas por serviços não utilizados ou não contratados.

Gostou da novidade? Descubra, a seguir, como esse recurso pode auxiliar no desenvolvimento e na economia da estrutura de telefonia de uma empresa!

O que é inteligência de mercado?

Também conhecida como Business Intelligence (BI), a inteligência de mercado é um sistema capaz de extrair e manipular um grande volume de dados brutos. Isso porque ela vai além da coleta e do armazenamento, agrupando-os a fim de encontrar padrões reconhecíveis, que possam ser traduzidos em informações de valor aos gestores.

Basicamente, o sistema consiste em um software hospedado em nuvem com funções pré-programadas para serem executadas de forma automatizada. Isso acelera o processo de análise e entrega de relatórios.

Benefícios

Ter um sistema de inteligência de mercado incorporado à estrutura de telefonia da empresa pode proporcionar inúmeras vantagens. As principais são:

  • identificação da origem dos altos custos (são referentes ao consumo da empresa ou às cobranças indevidas da operadora?);
  • antecipação de tendências, levando o negócio a agir previamente em vez de só reagir às mudanças;
  • centralização de todas as contas de telefone em um único local, melhorando o controle;
  • potencialização das tomadas de decisões, por meio de relatórios com informações mais precisas;
  • fácil identificação de oportunidades para otimizar os gastos com ligações;
  • possibilidade de enxergar informações que não eram vistas antes;
  • definição de onde se gasta mais e por qual motivo.

Considerando que vivemos um momento de alta competitividade, otimizar os custos e as despesas em todos os setores é um fator crucial de sobrevivência. No segmento de telefonia, não é diferente — e você pode ter uma economia de mais de 27% na fatura mensal com a inteligência de mercado.

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Como a inteligência de mercado pode ser aplicada na estrutura de telefonia?

Os serviços de inteligência de mercado ajudam a organização a economizar e a conseguir uma estrutura de telefonia mais otimizada. Veja, agora, como o sistema pode ser implementado:

Na análise de pagamentos e contratos

Os documentos passam a ter uma gestão mais eficiente, já que o sistema analisará automaticamente todos os contratos de telefonia fixa ou móvel e de dados que a empresa tem vigentes e vencidos. Muitos gestores não sabem, mas o fim do prazo dos contratos é um momento importante para se avaliar renovações e renegociar novos termos ou melhores condições para a empresa.

O sistema também acompanha os SLAs (Service Level Agreement), para ter certeza de que todos os serviços prometidos em contrato estão sendo entregues e cobrados de acordo. Além do ciclo de vida dos contratos, a inteligência de mercado analisa todas as faturas lançadas, combinando as despesas cobradas com os serviços prometidos nos contratos.

Qualquer divergência nesse sentido é apontada como necessidade de contestação junto à operadora correspondente. Ao ter as cobranças indevidas contestadas, a companhia pode ser ressarcida, mesmo que retroativamente, e recuperar boa parte do prejuízo.

Na formação do perfil de consumo

De acordo com os padrões de consumo detectados pelo sistema, a inteligência de mercado é capaz de apontar quais serviços devem ser utilizados para atender às necessidades do negócio da forma mais adequada possível.

E tem mais! Esse monitoramento acontece de maneira continuada. Ou seja: as sugestões podem mudar com o tempo, de acordo com as mudanças dos padrões, o que altera o perfil de consumo da empresa devido às novas necessidades que surgem.

No mapeamento de gastos

A inteligência de mercado informa os gastos de cada telefone, centralizando as informações em um único lugar e facilitando a visão detalhada. Não importa se a fatura é de telefone fixo, móvel ou internet: ao inserir os dados no sistema, ele faz um mapeamento dos custos, apontando quais foram maiores ou menores em relação a períodos anteriores.

Esse poder analítico é fundamental para que os gestores descubram rapidamente alguma cobrança indevida ou despesa excessiva.

Na auditoria e na gestão

O sistema de inteligência de mercado realiza auditorias internas automatizadas e gerencia quase sozinho toda a estrutura de telefonia da empresa. Como ele entrega automação em diversas atividades de nível operacional e gerencial, poucos profissionais precisam ser nomeados para a função.

Como consequência, sobram recursos como tempo e mão de obra e economiza-se muito dinheiro no processo. Mas o melhor de tudo é que pode ser implementada uma auditoria recorrente e sistemática.

Ou seja: ela pode ser contínua e não parar nunca. Dessa forma, cada cobrança indevida pode ser contestada dentro do próprio mês e o valor é recuperado na fatura seguinte. Essa é a melhor maneira de impedir as operadoras de cobrarem por serviços que não foram contratados ou de insistirem em cobrar após as contestações.

Bônus: escolha um sistema específico

Embora o sistema de inteligência de mercado seja uma tecnologia ainda pouco utilizada no Brasil, diversas empresas já a oferecem. O problema é que elas atuam de forma genérica e focada nos objetivos do negócio, em geral.

Para obter resultados mais expressivos, conte com um modelo que atenda especificamente à estrutura de telefonia. Ele pode ser facilmente integrado ao sistema ERP (Enterprise Resource Planning) da companhia e ter uma forte ligação com os departamentos envolvidos, como os de TI, contabilidade e finanças.

Além disso, o suporte é oferecido com maior foco no setor de telefonia, sendo direto e objetivo na solução de problemas. Percebe-se que a estrutura de telefonia não ganhava a devida atenção em muitas organizações e, só agora, os gestores começam a perceber a importância estratégica que ela tem para o negócio.

A necessidade de redução de custos e a qualidade dos serviços prestados pelas operadoras começam a ser questionadas — e um controle maior vem sendo implementado. Nada melhor do que contar com uma ferramenta ideal para ajudar no processo. Então, não perca mais tempo e dinheiro: adote, ainda hoje, um sistema de inteligência de mercado.

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