Como a metodologia Lean pode ajudar na gestão de telefonia?

Diversas empresas ainda sofrem com problemas como acúmulo de dados, processos não alinhados e custos elevados. Nesse cenário, como é possível evoluir e conquistar o desenvolvimento esperado? A resposta para essa pergunta está na metodologia lean na gestão de telefonia.

Esse sistema foi usado pela primeira vez com o objetivo de otimizar a produção na indústria automobilística. De lá para cá, ganhou mais popularidade quando foi implantado em diversos outros setores da economia pelo fato de apresentar resultados satisfatórios. 

No post de hoje, saiba o que isso significa, como funciona, quais os benefícios para o seu negócio e como melhorar a gestão de telefonia com essa prática. Continue a leitura!

Dica: A importância do planejamento e controle do orçamento de telefonia na empresa

Entenda o que é a metodologia lean

Na tradução literal, o termo lean quer dizer enxuto. Em outras palavras, esse recurso é um conjunto de práticas capaz de proporcionar mais eficiência aos processos. Ao mesmo tempo, por meio dele é possível evitar um dos problemas que mais causam aborrecimento: o famoso desperdício.

O conceito lean teve origem na década de 40 por meio da Toyota Productive System instalada no Japão. O objetivo inicial era produzir um volume constante, sem longos ciclos de produção em massa, como acontecia anteriormente. Assim, o grupo percebeu como a melhoria dos processos afeta na eliminação de perdas e redução de custos.

A maior diferença entre o sistema de massa e a produção lean é que o objetivo do primeiro é trabalhar com pouca variedade de artigos. Já a segunda opção tem maior capacidade de disponibilizar mais produtos, além de ser a forma ideal para adaptar ao setor de serviços e telefonia

Os 8 P da abordagem lean

Todos os projetos desenvolvidos com essa metodologia devem respeitar as seguintes etapas:

1. Purpose (propósito)

Antes de tudo, é fundamental estabelecer a missão e os objetivos do negócio com base nos valores que se deseja passar para o público.

2. Process (processo)

Momento de focar nos processos, planejar como podem ser reestruturados e o papel que cada um vai desempenhar para o sucesso da organização.

3. People (pessoas)

É a preparação de gestores para que se tornem líderes capazes de inspirar a equipe a ter uma visão inovadora. Afinal, ela precisa agir corretamente e saber criar uma dinâmica de comunicação por conta própria.

4. Pull (puxar)

O objetivo é alcançar o pull-based delivery (produção com base nas solicitações do cliente), o pull-based improvement (ação dos colaboradores) e pull-based training (treinamento adequado às necessidades da equipe).

5. Prevention (prevenção)

É recomendável usar as ferramentas adequadas para prevenir falhas relacionadas às práticas que se tornaram obsoletas.

6. Partnering (parceria)

Ter um bom relacionamento com clientes e fornecedores deve ser entendido como uma das prioridades.

7. Planet (planeta)

Como o uso da metodologia lean ajuda a eliminar desperdícios, muitos recursos são utilizados de maneira sustentável em benefício do meio ambiente.

8. Perfection (perfeição)

A ideia é otimizar os processos sempre com a finalidade de torná-los o mais próximo de perfeitos. Feito isso, o sistema de implementação é estruturado.

Saiba como isso funciona

A metodologia lean inclui a busca constante pela eficiência, o foco na produtividade dos colaboradores e também na integração da equipe. Tem como princípio básico dar mais agilidade no que diz respeito aos processos internos.

Sendo assim, a burocracia é substituída por estratégias inteligentes, ações rápidas e softwares de fácil manuseio. Quando o sistema é implantado as mudanças são perceptíveis — desde o comportamento dos colaboradores à melhoria da satisfação do cliente.

Isso acontece porque o fluxo de produção é contínuo. Não existem interrupções, atrasos, retrabalho. Além disso, o tempo médio do serviço é reduzido, a visibilidade dos processos fica mais clara e a qualidade no atendimento se torna realidade.

A conquista desse nível de excelência leva a uma enorme vantagem competitiva, o que é fundamental para garantir um bom posicionamento no mercado.

Conheça os principais benefícios para o seu negócio

Certamente você já percebeu que esse sistema oferece muitos benefícios. Para que não haja nenhuma dúvida, confira outros:

Atendimento impecável

Oferecer valor para o cliente é essencial para atrair e fidelizar. Por esse motivo, ter um atendimento mais ágil e processos bem definidos permitem um serviço capaz de superar as expectativas do consumidor.

Gestão otimizada

Com o sistema lean, você percebe que pode fazer muito mais com menos tempo e recurso financeiro. Tudo porque o excesso é eliminado, as etapas são simplificadas e existe um fluxo contínuo.

Economia financeira

Os benefícios financeiros também são notórios, uma vez que processos eficientes geram clientes felizes. Isso faz com que o negócio prospere e seja lucrativo. Por outro lado, a redução de despesas ajuda a trazer mais economia.

A importância da metodologia lean na gestão de telefonia

Normalmente, os custos relacionados com telefonia são extremamente onerosos — principalmente quando a empresa depende dela para coordenar as atividades. Entretanto, com a chegada da internet e o desenvolvimento de novas ferramentas, muitos gestores estão investindo em ideias mais modernas.

Isso significa se manter informado sobre as tendências e investir em tecnologias para reduzir despesas e ao mesmo tempo manter um padrão de eficiência. Por exemplo, os serviços que incluem o sistema VoIP (Voice Over IP ou transmissão de voz pela internet) são muito utilizados com essa finalidade.

As ligações possuem boa qualidade e tanto as chamadas nacionais como as internacionais são mais baratas se comparadas aos valores que as principais operadoras de telefonia brasileiras cobram.

Dessa forma, é possível fazer o registro de usuários de forma muito mais rápida, além de manter total controle sobre o uso das ligações individuais ou por equipe.

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O método lean contribui para a divulgação de regras, além de boas práticas de uso para todos os colaboradores, e delimita os limites dos departamentos de acordo com as necessidades de cada um.

Como você viu, a metodologia lean na gestão de telefonia é extremamente útil para a sua empresa ganhar mais produtividade, melhorar o atendimento e reduzir custos.

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