Como gerenciar os custos de telefonia em uma empresa

A comunicação é fundamental para o bom funcionamento da organização. Ela permite o contato entre colaboradores, clientes, gestores e fornecedores. É muito importante investir em bons planos e tecnologias de telecomunicações, mas é preciso saber gerenciar bem esses recursos. Do contrário, a organização pode ter vários problemas e gastos exagerados. Mas como gerenciar os custos de telefonia na empresa? Ficou interessado? Confira nosso post e saiba mais!

1. Esteja atento ao contrato com a empresa de telecom  

Para gerenciar bem os custos de telefonia é importante conhecer bem o seu contrato com a empresa de telecom. No documento, os serviços que vocês utilizam estão todos listados, com os respectivos preços de cada funcionalidade e as taxas especiais. Consulte o contrato eventualmente para facilitar o monitoramento, a tomada de decisões ligadas à Telecom e a conferência de custos com recursos de comunicação.

2. Escolha o melhor pacote

As empresas de telecomunicações oferecem diversos planos corporativos, com diferentes disponibilidades de serviços. A questão não é escolher o mais barato, mas sim, selecionar aquele plano que melhor atende às necessidades do seu empreendimento. Escolher esquemas inadequados vai acabar gerando mais despesas e desgastes para lidar com as telecomunicações. Procure também administrar bem os prazos para evitar multas.

Para isso, é importante desenhar o perfil de consumo da sua empresa. Afinal, que serviços vocês demandam mais? Qual ferramenta é mais usada? Ligações em telefone fixo, email, smartphone, SMS? Esteja atento a esses detalhes, pois isso vai ajudá-lo em sua decisão.

3. Confira a conta

Conferir a conta da telefonia corporativa é um passo fundamental para gerenciar os custos de forma adequada. É comum que as operadoras de telecomunicação cometam erros nas cobranças. Nesse caso, você pode reclamar com a empresa e conseguir o valor recolhido de forma indevida, em um período máximo de 3 anos. Para isso, é fundamental analisar suas contas.

Essa medida é importante também porque ela permite que você veja onde seu empreendimento está gastando mais, no que ele consegue poupar melhor. Com essa avaliação, você pode localizar  problemas e com isso, desenvolver estratégias para gerenciar melhor os gastos com telefonia.

4. Faça um controle do uso do serviço com os colaboradores

Algumas regras dentro da empresa para o uso das telecomunicações são fundamentais para evitar problemas. Sem normas, os profissionais podem começar a usar o telefone corporativo para fazer ligações pessoais, ou discagens para números que são mais caros, como aqueles que cobram por minuto, por exemplo. Procure conscientizar sua equipe e a princípio, faça um acompanhamento mais rigoroso. Com o tempo, os profissionais vão assimilar as regras.

5. Fique atento com a aquisição de equipamentos

Lembre-se de que mais importante do que ter aparelhos fidelizados ao plano, é escolher um programa que atenda efetivamente às necessidades da corporação. Procure também adquirir equipamentos que sejam compatíveis entre si, para facilitar as operações no cotidiano de trabalho.

6. Considere contratar uma auditoria para gerenciar os custos de telefonia

Você pode estar hesitante para abrir uma conta com uma empresa de Telecom, seja por medo de altos preços ou de a medida gerar dificuldades na organização. Mas há algumas estratégias que podem ajudá-lo. Uma ótima ideia é contratar uma auditoria para administrar melhor os custos de telefonia.

Elas contam com colaboradores capacitados que podem realizar a gestão dos custos da telefonia de sua empresa. Você terá mais tranquilidade e apoio para lidar com a telecomunicação de seu empreendimento, além de poder ter mais tempo para desempenhar suas outras atividades.

Gerenciar os custos de telefonia na empresa é fundamental para que o investimento nesse serviço possa trazer bons resultados para a organização. Para isso, é importante estar atento ao contrato com a empresa de telecom e escolher planos que se adequam à realidade da corporação. Além disso, é importante conferir a conta e estabelecer regras para o uso das telecomunicações pela sua equipe.

É importante também adquirir bons equipamentos, compatíveis e atualizados para que o serviço oferecido esteja de acordo com os recursos tecnológicos.

E então, gostou de saber um pouco mais sobre o gerenciamento dos custos de telefonia? Compartilhe a sua opinião e deixe seu comentário!

 

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